Informationspflichten zum Datenschutz Audiotainment Südwest GmbH & Co. KG
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher: Audiotainment Südwest GmbH & Co. KG, Dudenstraße 12-26, 68167 Mannheim
Unser Datenschutzbeauftragter ist wie folgt erreichbar: Dudenstraße 12-26, 68167 Mannheim, E-Mail: [email protected]
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wir erheben und verarbeiten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Eingehung, der Vorbereitung, des Abschlusses oder der Abwicklung bzw. Durchführung einer Geschäftsbeziehung/Kundenbeziehung mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen. Eine Änderung dieses Zweckes ist nicht geplant.
Die genannten Zwecke beinhalten dabei insbesondere folgende Maßnahmen und Datenverarbeitungsvorgänge:
- Angebotserstellung
- Auftragsbestätigung
- Beratung
- Korrespondenz
- Mailing
- Einladungen
- Verwaltung der Geschäftsbeziehung
- Auftragsabwicklung
- Rechnungsstellung
Im Rahmen dieses Zwecks erheben wir einige oder alle der folgenden Daten:
- Name der Firma und Rechtsform
- Nachname, Vorname unserer Ansprechpartner und ggf. der Mitglieder der Geschäftsführung
- Funktion und Berufsbezeichnung unserer Ansprechpartner im Unternehmen
- Die Abteilung, der unsere Ansprechpartner angehören
- Firmensitz (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
- Die geschäftliche E-Mail-Adresse unserer Ansprechpartner
- Die geschäftlichen Telefonnummern (Festnetz/Mobil)
- Die geschäftliche Faxnummer
Die genannten Daten sind zwingend erforderlich, um die (gewünschte) Geschäftsbeziehung durchführen zu können.
Wir unterhalten aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem jeweils aktuellen Stand der Technik angepasst. Die Daten sind mithin nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung und Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt.
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um die genannten Zwecke erfüllen zu können. Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zwecke (vor)vertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO.
Sollte ausnahmsweise keine (vor)vertragliche Maßnahme vorliegen, was bspw. bei der Einholung von Genehmigungen an Städte und Behörden für Plakatierungen, Genehmigung von Veranstaltungen o.ä. der Fall sein kann, ist unsere Rechtsgrundlage unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO
4. Speicherdauer
Die erhobenen Daten speichern wir mindestens für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, wobei Unterbrechungen von bis zu drei Jahren noch nicht dazu führen, dass wir die Daten löschen (es sei denn, Sie fordern ausdrücklich die Löschung von uns und wir haben keine anderweitige Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung), da wir davon ausgehen, dass auch solche Unterbrechungen im ordentlichen Geschäftsgang nicht unüblich sind, was auch unsere Erfahrung im Bereich von Media-Aufträgen bestätigt.
Wir speichern die Daten jedenfalls so lange, bis keine Ansprüche mehr aus unserer Geschäftsbeziehung geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei (3) Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist, speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.) in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.
Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. zu Ihrem Widerspruchsrecht die Informationen unter Ziffer 9. dieser Informationen). Unser berechtigtes Interesse besteht spätesten dann nicht mehr, wenn unsere Geschäftsbeziehung beendet ist, was wir dann annehmen, wenn die letzte geschäftliche Beziehung mehr als drei Jahre zurückliegt.
Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn (10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschpflichten vor. Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.
5. Weitergabe von Daten
Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt an folgende Dritte zu den in Klammern genannten Zwecken:
- loci GmbH Deutschland, Fischtorplatz 21, 55116 Mainz (Digital Dienstleister, Online & Social Media)
- Media Active, Bucholzgarten 38, 66500 Hornbach (CRM Online Digital Dienstleister)
- Audiotainment Südwest Media GmbH, Turmstraße 10, 67059 Ludwigshafen (Mediawerbebuchungen)
Innerhalb unseres Unternehmens werden die Daten ausschließlich an die der Geschäfts- und Kundenbeziehung involvierte Personen bzw. Abteilungen weitergegeben.
Die weitergegebenen Daten dürfen von den genannten Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Eine Weitergabe der Daten in ein Drittland erfolgt nicht.
6. Verweis auf allgemeine Datenschutzhinweise
Weitere Informationen dazu, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, beispielsweise im Falle einer Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular, über Telefon oder Fax finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen für bigFM auf https://www.bigfm.de/rechtliches/datenschutz, für RPR1. auf https://www.rpr1.de/rechtliches/datenschutz, für RADIO REGENBOGEN auf https://www.regenbogen.de/rechtliches/datenschutz und für REGENBOGEN 2 auf https://www.regenbogen2.de/rechtliches/datenschutz.
7. Besonderheiten bzgl. der Erhebung des Geburtsdatums
Wir erheben ggf. auch das Geburtsdatum unserer Ansprechpartner. In Abweichung zu den sonstigen Datenschutzinformationen gilt hierfür folgende Information:
Das Geburtsdatum wird von uns nicht zwingend erhoben. Diese Angabe erfragen wir freiwillig. Die Nichtangabe führt zu keinerlei Nachteilen oder Schwierigkeiten für Sie. Wir tun dies zu dem Zweck, Ihnen zum Geburtstag gratulieren zu können bzw. Ihnen anderweitig Aufmerksamkeiten innerhalb der Mandatsbeziehung zukommen zu lassen, also letztlich zu Marketingzwecken. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in den genannten Zwecken zur Aufrechterhaltung einer guten und angenehmen Mandantenbeziehung zwischen Ihnen und uns.
Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. zu Ihrem Widerspruchsrecht die Informationen unter Ziffer 5. dieser Informationen). Unser berechtigtes Interesse besteht spätestens dann nicht mehr, wenn das Kundenverhältnis beendet ist, was wir dann annehmen, wenn die letzte geschäftliche Beziehung mehr als drei Jahre zurückliegt.
8. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an [email protected].
9. Besonderes Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Werbung, so werden die personenbezogenen Daten auch ohne das Vorliegen von Gründen nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [email protected].
